Termin kelib chiqishi

Bu termin inglizcha “on board” iborasidan kelib chiqqan bo‘lib, “kemada” degan ma’noni anglatadi. Odatda, bu terminning mazmunini tushuntirish uchun samolyot va styuardessa ishiga analogiya olib boriladi. Parvozdan oldin sizni kirishda kutib olishadi, joyingizga kuzatib qo‘yishadi, qo‘l yuki qayerga qo‘yilishi kerakligini ko‘rsatishadi va xavfsizlik bo‘yicha yo‘l-yo‘riqlar berishadi. Bunday onboardingdan so‘ng yo‘lovchilar odatda hech qanday savollarga ega bo‘lmaydi.

Onboarding nima?

Onboarding – bu kompaniyaning yangi ish joyida xodimni moslashtirishga qaratilgan harakatlari. Oddiy so‘zlar bilan aytganda – bu yangi xodimni har qanday vazifalarga tayyorlashdir. Bu xodim duch keladigan muhim narsalarga bag‘ishlanish: ish vazifalaridan tortib korporativ madaniyatgacha.

Stresssiz lavozimga kirishga yordam beradi. Onboarding davomida endi kelgan ishchi kompaniya mahsulotlari, jamoa, reglamentlar va qoidalar bilan asta-sekin tanishadi. Agar onboarding muvaffaqiyatli o‘tsa, xodim kompaniyada uzoq vaqt qoladi hamda yangitdan odam qidirish uchun resurslarni sarflash zaruratini bartaraf etadi.

Onboarding davomida amalga oshiriladigan harakatlar ro‘yxati jamoaga qarab farq qiladi. Onboarding ish taklifi bilan boshlanadi, lavozimga kirishish davrida va undan keyin davom etadi. Agar xodim bir kompaniya doirasida boshqa jamoaga o‘tsa, onboarding zarur bo‘lishi mumkin.

Ko‘pgina kompaniyalar onboardingni formal narsaga aylantiradi, lekin uni qiziqarli va foydali qilishning ko‘plab usullari mavjud. Ushbu materialda biz samarali onboardingni qanday o‘tkazishni aytib beramiz.

Onboarding va adaptatsiya o‘rtasidagi farq nima?

Onboarding va adaptatsiya tushunchalari o‘rtasidagi asosiy farq shundaki, adaptatsiya – bu yangi xodimning ish joyida o‘zini o‘zi o‘zlashtirishi. Bu jarayon hatto rahbariyat ishtirokisiz ham davom etadi, ammo bu holda u og’ir yoki umuman muvaffaqiyatsiz bo’lishi mumkin. Boshqa tomondan, onboarding – bu adaptatsiyani tezlashtiradigan va osonlashtiradigan maqsadli harakatlardir.

Onboarding turlari

Onboardingni shartli ravishda ikki turga bo‘lish mumkin: rasmiy va norasmiy.

Rasmiy – rasmiylashtirilgan protseduralar to‘plami mavjud, ularning amalga oshirilishi uchun javobgar shaxslar tayinlanadi, oraliq natijalar qayd etiladi. Masalan, murabbiy vazifalar va loyihalar haqida ma’lumot beradi, kadrlar bo‘yicha menejer oldindan baholash suhbatini o‘tkazadi, rahbar esa – baholashni amalga oshiradi.

Norasmiy – belgilangan standartlarni nazarda tutmaydi. Bu shunchaki yangi xodimga ichki qoidalar haqida aytib berish va hamkasblar bilan tanishtirishdir. Bunday onboarding kichik kompaniyalar uchun xosdir, ular bu jarayonning standartlarini yaratishga ehtiyoj sezmaydi.

Birinchi ish kuniga qadar onboarding

Yangi xodim kelishidan oldin, ishni qulay boshlashi uchun hamma narsani tayyorlang. Esda tuting: ko‘pchilik odamlar birinchi ish kuniga qadar ular qanday vazifalarni bajarishi kerakligini bilishni xohlashadi. Ba’zilar buni tushunishni xohlaydilar, chunki ular samarali bo‘lishni xohlashadi. Boshqalar shunchaki kulgili ko‘rinishni xohlamaydilar, agar ular jinsi va sviterda kelishsa, boshqalar esa klassik kostyumlarda bo‘lishsa.

Ish uchun hamma narsani tayyorlang. Siz mos xodimni topish uchun ko‘p kuch va vaqt sarfladingiz. Kompaniya haqida yaxshi taassurot qoldirishga harakat qiling. Agar birinchi ish kunida ish joyini tayyorlashda kechikishlar bo‘lsa, xodimda unumli ish kutishmayapti degan taassurot qolishi mumkin.

Oldindan tayyorlang:

• ish stoli, stul, kompyuter, kerakli kabellar;
• hisob qaydnomalari uchun login va parollar;
• korporativ tizimda ish profillari;
• ish vaqtini hisobga olish vositalari;
• ish uchun maxsus dasturiy ta’minot;
• uniforma va nishon – agar mavjud bo‘lsa.

Endi yangi xodimda ishni boshlash uchun barcha kerakli narsalar borligiga ishonch hosil qilishingiz mumkin. Qog‘oz ishlarini qisqartiring. Hujjatlarni rasmiylashtirish – bu qabul qilish jarayonining eng zerikarli va murakkab qismi. Zarur ma’lumotlar mavjud bo‘lmasa, jarayon cho‘zilishi mumkin.

Birinchi ish kunigacha barcha zarur narsalarni tayyorlashga harakat qiling. Masalan:

• mehnat shartnomasi;
• NDA;
• bank rekvizitlari.

Hujjatlar bilan ishlashni tezlashtirish uchun, bank kartasi va pasport, INN va shartnoma tuzish uchun boshqa ma’lumotlarni elektron pochta orqali qabul qiling.

Onboardingga jamoani jalb qiling. Kadrlar bo‘limi menejeri faqat onboarding bilan shug‘ullanmasligi kerak. Kompaniya xodimlari ham moslashtirishda ishtirok etishlari kerak. Agar yangi xodim kerakli resursga kirish imkoniyatiga ega bo‘lmasa, unga HR bo‘limiga murojaat qilishdan ko‘ra, hamkasbiga murojaat qilish osonroq bo‘ladi.

Bevosita rahbar yangi xodimning kuchli va zaif tomonlarini tushunish uchun birinchi ish kunigacha muloqot qilishi kerak. Shunda ishning birinchi kunlarida mutaxassisning rivojlanish rejasini tuzish mumkin bo‘ladi.

Kompaniyaning asosiy shaxslarini, jamoa rahbarlarini, loyiha menejerlarini yangi xodimlar uchun matnli yoki videoko‘rinishdagi tabrik xabarini tayyorlashni so‘rashingiz mumkin.

Agar onboardingga HR menejerlari va jamoa a’zolari ham ishtirok etsa, ular bir-birlariga qaysi xodimlar xavf guruhiga tushayotganini xabar berishlari mumkin. Bu tez orada ishdan bo‘shashi mumkin bo‘lganlar yoki ish uchun etarli kompetensiyalarga ega bo‘lmaganlarni o‘z ichiga oladi. Bu moslashish jarayonini yaxshilashga yordam beradi.

Yangi xodim bilan kompaniya haqida ma’lumot almashing. Odamlar o‘z qadriyatlari va e’tiqodlariga mos keladigan tashkilotlarda ishlashni xohlashadi. Shuning uchun yangi xodimlarga kompaniyangizning madaniyati, qadriyatlari, brendi va ish uslubi haqida aytib bering. Lekin ularni ma’lumot bilan ortiqcha yuklamang.

Yangi xodimga yuboring:

• direktordan video salomlashuv;
• kompaniya tarixi, uning qadriyatlari haqidagi taqdimot;
• kompaniya xodimlarini tanishtiruvchi taqdimot yoki video — kim kimligini aytib berish;
• kompaniyada ishlatiladigan terminlar va jargon so‘zlar ro‘yxati;
• jamoaviy marosimlarning ta’rifi;
• ish kunining jadvali.

Yangi xodimni kompaniya xodimlari bilan chatlarda va ijtimoiy tarmoqlarda birinchi ish kunigacha taklif qilishingiz mumkin. Shunda u jamoada qabul qilingan muloqot uslubini oldindan tushunishi mumkin.

Birinchi ish kunidagi onboarding

Hatto iste’dodli va muloqotchi odam ham yangi ish kunidan qo‘rqishi mumkin, chunki u noma’lum narsalarni kutmoqda. Bu kunda yangi xodimlar ma’lumot bilan ortiqcha yuklanadi, ular ko‘plab yangi hamkasblari bilan tanishishi kerak bo‘ladi. Shuning uchun tanishish va xodimga jamoada qanday marosimlar borligini tushuntirishga e’tibor qarating.

• Murabbiy tayinlang. Yaxshi, agar murabbiy jamoa a’zosi bo‘lsa, to‘g‘ridan-to‘g‘ri rahbar emas. Shunda ham yangi xodim, ham murabbiy bir-biri bilan teng bo‘ladi. Yangi xodim murabbiyga ofis, madaniyat, jamoa haqida savollar bera oladi. Murabbiy yangi xodimni barcha jamoa a’zolari bilan tanishtirishi va ofis bo‘ylab ekskursiya o‘tkazishi mumkin.
• Kompaniya madaniyati haqida xodimga aytib bering. Siz kompaniya haqida ma’lumotni birinchi ish kunigacha almashdingiz. Endi amaliyotda qanday ishlashini tushuntiring. Kompaniyaning ta’sirli shaxslari yoki kamida jamoa a’zolari qadriyatlar haqida o‘z fikrlarini o‘rtoqlashsin. Ular ushbu qadriyatlar ishga qanday ta’sir qilishini aytib berishsin.
• Faqat 32% kompaniyalar o‘z qadriyatlarini lavozimga nomzodlarga va yangi xodimlarga yetkazishadi, shuning uchun ko‘pgina kompaniyalarda yangi xodimlar tezda ishdan bo‘shab ketishadi va menejerlar yangi xodimlarni izlashlari kerak bo‘ladi.
• Jamoa va ish joyi bilan tanishishni yoqimli qiling. Jamoangizni nimasi bilan noyob, boshqa kompaniyalar fonida nimasi bilan ajralib turishini o‘ylab ko‘ring. Bu haqida yangi xodimga ayting.
• Kim ekskursiya o‘tkazadi va barchasi bilan tanishtiradi, aniqlang — HR menejer, jamoa rahbari yoki yangi xodim murabbiyi.
• Xodimga ofisdagi barcha muhim joylarni ko‘rsatish kerak: oshxona, qahva qaynatgich va pechene qayerda, qo‘llarni qayerda yuvish va hujjatlarni qayerda chop etish mumkinligini ko‘rsatish.
• Agar xodimda o‘z ish joyi bo‘lsa, uni nimadir bilan ajratib ko‘rsating. Masalan, foydali maslahatlar yozilgan stikerlar qoldirishingiz mumkin. Agar kompaniya hot desking formatida ishlasa, ya’ni xodimlar har qanday bo‘sh joyni egallashi va o‘zgartirishi mumkin bo‘lsa, xodim uchun kulgili “sayohat to‘plami” tayyorlang. To‘plamga noutbuk, daftar, ruchka va chashka yoki shirinliklar kirishi mumkin.
• Qanday qilib qadrli xodim bo‘lishni aytib bering. Kompaniyada qaysi ko‘nikmalar eng qadrlanadi, nima qilish va bilish kerakligini aytib bering. Yangi xodim o‘z kuchli va zaif tomonlarini rahbariga aytsin. Shunda yangi xodimga bilim va ko‘nikmalarni rivojlantirish uchun reja tuzishda yordam berishadi.

Birinchi kundan keyingi onboarding

Uch oy, bir yil oldinga qadam qo‘ying. Siz hali ham yangi xodimni qo‘llab-quvvatlaysizmi? Onboarding birinchi ish kunida tugamasligi kerak.

Yangi xodimni birinchi kunlardan ishga qo‘shilishiga yordam beradigan rejani ishlab chiqing. Yangi xodim birinchi ish haftasidan boshlab samarali bo‘lishi mumkin. Rahbar bilan birgalikda maqsadga erishish uchun qadamlarni belgilang, lekin yangi xodimni birinchi haftada kompaniya mahsulotlari bo‘yicha seminarlar va qiyin vazifalar bilan ortiqcha yuklamang. Uni lavozimga asta-sekin kiriting.

Aniq OKRlarni belgilang. Google va boshqa yirik kompaniyalarda OKR tizimidan foydalaniladi. OKRlar o‘lchanadigan maqsadlarni o‘ylab topish va jamoani ularga jalb qilishga yordam beradi. OKRlar yordamida siz yangi xodimning ishi jamoa maqsadlariga qanday ta’sir qilishini tushuntirishingiz mumkin, va u yanada asosli qarorlar qabul qilishi mumkin.

Jamoa va manfaatdor tomonlar bilan ijtimoiy aloqalarni mustahkamlang. Ko‘pchilik uchun kompaniya ichidagi munosabatlar muhim. Ular xodimning qanchalik uzoq ishlashiga ta’sir qiladi. Shuning uchun yangi xodim uchun to‘g‘ridan-to‘g‘ri ishlashi kerak bo‘lgan odamlar bilan imkon qadar ko‘proq individual va guruh uchrashuvlarini tashkil qiling.

Ilhomlantiring. Eslab ko‘ring: siz yangi xodim bo‘lganingizda, kimga qo‘llab-quvvatlash, ilhom va maslahat olish uchun murojaat qilgansiz? Jamoa rahbari va HR menejeri tajriba ulashib, o‘qitishganida, bu xodimga kompaniya uning rivojlanishidan manfaatdorligini ko‘rsatadi.

Sinov muddatini boshqaring. Ko‘pincha sinov muddati davomiyligini jamoa rahbari yoki loyiha menejeri ixtiyoriga qoldiradilar. Yangi xodimning bilim va ko‘nikmalarini tartibsizlikda tekshirmaslik uchun uchdan olti oygacha sinov muddatini belgilash yaxshiroqdir. Ushbu davrda xodim nima bilan shug‘ullanayotganini, nimani amalga oshirayotganini va nimani yo‘q ekanini muntazam ravishda tekshirib turish kerak.

Xodimni ishga qabul qilingan yilligi va dastlabki muvaffaqiyatlar bilan tabriklang. Tadqiqotlar shuni ko‘rsatadiki, yomon onboardingni boshdan kechirgan yangi xodimlarning 23 foizi birinchi yil ichida ishdan ketadi. Shuning uchun birinchi yilligini nishonlash – yutuqlar haqida o‘ylash, kelgusi rivojlanishni rejalashtirish va bayram qilish uchun ajoyib imkoniyatdir.

Fikr-mulohaza yig‘ing. Xodimlarni yollash jarayonini doimo yaxshilash kerak. Xodimlarning ish, jamoa, balkim kompaniyadan qanchalik mamnunligini baholash uchun muntazam ravishda so‘rovlar o‘tkazing. Ma’lumotlarni tahlil qiling va nimani yaxshilash mumkinligini qidiring.

Onboarding: uni masofadan qanday o‘tkazish kerak

Hozirgi kunda ko‘pgina firmalar o‘z ishlarini masofadan olib borishga o‘tkazishdi. Ammo bu hech bir kompaniyani yangi xodimlarni moslashtirish zaruriyatidan ozod qilmaydi.

Moslashtirish dasturlarini tayyorlang

Shovqin va keraksiz harakatlarga vaqt sarflashdan qochish uchun, dastur qanday qilib eng samarali bo‘lishi mumkinligini oldindan o‘ylab ko‘ring. Rejaga quyidagi jihatlarni kiriting:

• Sinov davridagi vazifalar.
• Kim murabbiy bo‘ladi.
• Ushbu davrdagi natijalar va ko‘rsatkichlar.
• Murabbiy va rahbar bilan qo‘ng‘iroqlar jadvali.
• Yangi xodim bilan tanishishi kerak bo‘lgan ma’lumotlar ro‘yxati va muddatlari.

Ishga joylashishga tayyorlaning

Bu hujjatlarni ishga qabul qilish uchun tayyorlash va insonga kompaniya haqida ma’lumot yuborishni anglatadi. Uning bilan aloqada bo‘lish muhim: yangi ish har doim ko‘plab savollar tug‘diradi, ayniqsa, agar u masofadan bo‘lsa. Shuning uchun ish boshlashdan oldin yangi xodimning barcha savollariga batafsil javob berishga harakat qiling. Masofadan ishlashning potentsial qiyinchiliklari haqida ogohlantiring.

Video: birinchi ish kunini masofadan qanday tashkil qilish kerak

Ko‘pincha kompaniyalar korporativ noutbuklar, masofaviy ish maydoni, VPN va boshqa resurslarni taklif qilishadi. Ishchiga barcha kirish imkoniyatlarini, parollarni berish, maxsus dasturlar bilan ishlashni tushuntirish muhim, agar mavjud bo‘lsa. Va yangi xodimning zarur kontaktlar ro‘yxati bo‘lishi kerak.

Tanishuv qo‘ng‘irog‘i va yangi xodimga murabbiy tayinlash

Birinchi kunni tashkilot yig‘ilishi bilan boshlash maqbul. Bu xodimga ba’zi hamkasblar bilan tanishish va ishga tayyorgarlik ko‘rishga yordam beradi.

Offline rejimda bo‘lgani kabi, yangi xodimga aloqada bo‘ladigan tajribali murabbiy tayinlash kerak. Bu muloqotga moyil bo‘lgan odam bo‘lishi kerak, u norasmiy muloqotni ham qo‘llab-quvvatlaydi: ishlar qanday, nima yangiliklar kabi savollar bilan murojaat qiladi va psixologik qo‘llab-quvvatlash ko‘rsatadi. Do‘stona muloqot hamkasblar o‘rtasidagi samarali o‘zaro munosabatlarning kalitidir.

Doimiy qo‘llab-quvvatlashni ta’minlang

Xodimga texnik yoki axborot qo‘llab-quvvatlashga doimiy ochiq kirish imkoniyatini ta’minlang. Barcha tadbirlar, translyatsiyalar va uchrashuvlar haqida xabar bering.

Fikr-mulohaza

Masofadan ishlashni izchil yo‘lga qo‘yish yo‘lidagi birinchi bosqich. Ammo masofaviy ish tartibsizlikka aylanmasligi uchun, fikr-mulohazalarni taqdim etish va adekvat qabul qilish muhim.

Turli bo‘limlarda rahbarlar bilan muntazam ravishda muloqot qiling va xodimlarga anketalar va so‘rovlar yuboring. Sinov muddatining tugashidan oldin yangi xodim bilan bog‘laning, uning moslashuvi qanchalik muvaffaqiyatli o‘tganini shaxsan muhokama qilish uchun.

Avtomatlashtirish – maksimumga!

Xodimlarni tanlash va moslashtirish jarayonini avtomatlashtiring. Qanday qilib? Masofadan ishlashda tez-tez ishlatiladigan xizmatlar ishni optimallashtirishga yordam beradi: analitika tayyorlash, ma’lumotlarni qidirishni osonlashtirish, hisobotlarni ko‘rsatish va boshqalar. Foydali dasturlar ro‘yxatini internetda yoki har qanday kompaniyaning qo‘llab-quvvatlash xizmatida topish mumkin.

Asosiy – 5 bandda

• Yangi xodim ishga kelishidan oldin boshlanadi. Zarur hujjatlar va ish joyini oldindan tayyorlang – shunda birinchi ish kunida hamma narsani shoshilinch qilishga to‘g‘ri kelmaydi. Shu bilan birga, yangi xodimda kompaniya haqida yaxshi taassurot qoldirasiz.
• Yangi xodimni birinchi ish kuniga oldindan tayyorlang. Shunda u o‘zini yanada qulay his qiladi. Unga kompaniya haqida taqdimot yuboring, uni jamoa chatlari va ijtimoiy tarmoqlarga qo‘shing.
• Onboardingda HR, rahbar va jamoa a’zolari ishtirok etishlari kerak: bu yangi xodim savollar bilan kimga murojaat qilishni tushunishi uchun zarur. Agar yangi xodimga jamoa bilan tanishtiradigan va choy ichish joyini va hujjatlar haqida kimga murojaat qilishni aytadigan murabbiy ajratilsa, foydali bo‘ladi.
• Rahbar bilan birgalikda yangi xodimni tezroq ishga kirishga yordam beradigan reja tuzing. Yangi xodimni birinchi haftada ortiqcha ma’lumot va vazifalar bilan yuklamang.
• Onboarding birinchi kunda tugamaydi. Xodimni butun ish davri davomida qo‘llab-quvvatlang. Masalan, uning kompaniyadagi birinchi yilligini nishonlang. Shunda xodimlar o‘zlarini qadrli his qilishadi.

Baholash uchun anketa

Moslashuv muvaffaqiyatli o‘tganini qanday tushunish mumkin? Buning uchun asosiy metrikalar mavjud. Ular jarayonning xodimlarning ishtirok darajasiga, kadrlar aylanishi foiziga va HR jarayonlari hamda biznes natijalari bilan bog‘liq boshqa ko‘rsatkichlarga qanday ta’sir qilishini ko‘rsatishga imkon beradi.

• Samaradorlikka erishish vaqti – ishga qabul qilingan kundan boshlab kerakli samaradorlik darajasiga chiqish uchun qancha kun kerak bo‘lganligi. Baholash ko‘rsatkichlarini rahbar belgilaydi. Samaradorlikka chiqish sanasini ko‘pincha murabbiy kuzatadi.
• Optimal samaradorlik darajasiga erishish (OPL) qiymati – yangi xodimning onboardingiga bog‘liq bo‘lgan umumiy xarajatlar: xodimlarni yollash, o‘qitish, xodimning ish haqi va boshqalar.
• Yangi xodimlarning aylanishi – bu moslashuv ko‘rsatkichi, u kompaniyani birinchi yil ichida yoki tashkilot tomonidan belgilangan boshqa davr ichida qanchalik ko‘p xodimlar tark etganini bildiradi. Uni hisoblash uchun ketgan yangi xodimlar sonini qabul qilingan yangi xodimlar soniga bo‘lish kerak.
• Usiz qolish chegarasi – yangi xodimlar kompaniyani tark etadigan vaqt nuqtasi. Boshqacha aytganda, N kundan keyin qancha foiz ketadi.
• Moslashuvdan qoniqish – yangi xodim tomonidan ishning turli jihatlarini baholash: jadval, ish haqi, ish sharoitlari, rahbar va hamkasblar bilan munosabatlar va boshqalar.
• O‘qitishni tugatish foizi – o‘qishni tugatgan yangi xodimlarning soni, umumiy yangi xodimlar soniga bo‘lingan.

Kompaniyalar o‘zlari qanday onboarding metrikalarni o‘lchash va tahlil qilishni belgilaydilar. Ma’lumotlar HR jarayonlaridagi o‘sish zonalarini ko‘rishga va kelajakda kerakli mutaxassislarni muvaffaqiyatli jalb qilish va ushlab turishga yordam beradi.